Podróż służbowa Szefa to wyzwanie. Jak zaplanować podróż służbową Szefa, aby przebiegła bez większych problemów? O czym warto pamiętać?
Podróże zagraniczne
Każdy podróżny ma przecież osobiste preferencje, które sprawiają, że planowanie wyjazdu służbowego staje się prawdziwą sztuką.
Skupmy się na wyjazdach zagranicznych, które są zdecydowanie bardziej skomplikowane.
Wybór odpowiedniego lotu
Rezerwacja idealnego lotu to czasem droga przez mękę. Trzeba wziąć pod uwagę preferencje Szefa co do linii lotniczej (znałam takich, którzy zbierali punkty Miles & More i korzystali z usług tylko jednego przewoźnika), możliwe godziny wylotu, czas spotkania, dojazd do hotelu lub miejsca spotkania, dogodne połączenia, a także cenę.
Przy zakupie biletu warto korzystać ze strony Skyscanner lub bezpośredniej strony preferowanego przewoźnika.
Wybór miejsca
Bardzo nie lubię siedzieć przy oknie. Tak już mam. Jestem pewna, że Twój Szef (lub Szefowa) też ma swoje preferencje. Upewnij się, jakie miejsce masz zarezerwować, dokonując odprawy na lot. (Są też tacy szefowie, którzy wolą odprawić się samodzielnie – obecnie jest to bardzo proste, nawet z poziomu smartfona).
Bagaż
Zanim kupisz bilet, upewnij się, czy Szef chce zabrać bagaż rejestrowany, czy zadowoli się bagażem podręcznym. To ma wpływ na cenę biletu i późniejszą odprawę! W planowaniu podróży należy bowiem uwzględnić czas na nadanie i późniejszy odbiór bagażu.
Przejazd pociągiem
Może się wydawać, że przejazd pociągiem jest mniej skomplikowany niż lot. Nic bardziej mylnego. Zastanów się, czy Szef preferuje którąś stację? Rodzaj pociągu? A może rodzaj wagonu? Lubi siedzieć w przedziale, czy wagonie bezprzedziałowym? W strefie ciszy? Czy jeździ tylko 1. klasą, czy akceptuje też przejazd klasą drugą?
Jako osoba starej daty zawsze też drukuję bilety na pociąg. Co prawda ostatnio dzieci mi uświadomiły, że „nikt tego już nie robi”, ale wiecie – przezorny zawsze ubezpieczony…
Wybór hotelu
Szef może mieć swój ulubiony hotel lub sieć hotelową – warto o tym pamiętać. Przy rezerwacji miejsca noclegowego często trzeba się kierować ceną – w wielu firmach obowiązują pewne limity związane z ceną noclegu.
Czasem o hotel dbają organizatorzy spotkania / konferencji – wtedy wystarczy podać im szczegóły dotyczące dat noclegu. Jeśli jednak masz samodzielnie wyszukać hotel, wybierz ten, który jest bliżej miejsca spotkania lub lotniska (jeśli konieczne są przesiadki). Pozwoli to zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy na dojazdy i zminimalizować stres związany z ewentualnymi korkami.
Przy rezerwacji hotelu warto korzystać z portalu Bookings.com – zarejestrowanie się na nim pozwala na zdobywanie punktów, które po pewnym czasie pozwalają na spore oszczędności.
Posiłki
Rezerwując miejsce na spotkanie, zawsze kieruję się preferencjami Szefa, ale korzystam także z podpowiedzi asystentek zapraszanych gości (którzy przecież mają swoje preferencje). Ważną wskazówką jest lokalizacja i odległość od hotelu lub miejsca spotkania.
Transport na miejscu
Chyba nie zdarzyło mi się, abym musiała Szefowi wynajmować samochód. Może raz? Wtedy skorzystałam z wypożyczalni na lotnisku docelowym.
Najczęściej jednak korzystam z miejscowych taksówek. Upewnij się, jakie korporacje obsługują lotnisko, czy należy wcześniej zamówić transfer z lotniska do hotelu, a może Szef woli korzystać z Ubera?
Wydrukuj agendę
Smartfony czasem potrafią sprawić psikusa. Nie masz internetu, zasięgu, telefon się wyładuje… Lepiej być przygotowanym na każdą okoliczność!
Dlatego wpisz Szefowi (albo Szefowej) dokładną agendę do kalendarza elektronicznego (z uwzględnieniem godziny i numeru lotu, nr rezerwacji w hotelu, adresu i nazwy hotelu, miejsc i godzin spotkań, a jeżeli jest wymagany odpowiedni strój – taka informacja też powinna się pojawić w kalendarzu). Warto jednak przygotować taką agendę także w formie papierowej (chyba że Szef sobie tego nie życzy) i pamiętać o ewentualnych papierowych zaproszeniach!
Podróż służbowa -Podsumowanie
Powyższa lista to tylko drobne wskazówki. Jak myślisz, które z tych punktów przydają się w pracy asystentki? Może dopiszesz swoje własne?
Jeśli chcesz przeczytać jak sobie z organizacją pracy radzą Pomocna Pola i Arcykreatywna Aśka, zajrzyj do mojego bloga.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.
Moje wskazówki okazały się dla Ciebie przydatne?
A może po prostu Ci się spodobały?
Możesz wesprzeć moją pracę i postawić mi
