Jak zorganizować wizytę VIP-a, czyli Ważnego Gościa z Centrali spółki? Tylko spokój może Cię uratować. I odpowiednia checklista! Jeśli nie wiesz, co robić, zajrzyj do moich wskazówek.
Współpraca to podstawa!
Podstawą mojej pracy jest współpraca – a jej kluczowym aspektem jest dobra współpraca z innymi asystentkami. Czasem wystarczy jeden telefon, aby dogadać wszystkie sprawy i poznać szczegóły. Poza tym warto mieć umowę z jakimś hotelem (np. blisko biura) i przypisanego opiekuna, mieć numer telefonu do kilku polecanych restauracji i współpracować z firmą cateringową. Wtedy żadna organizacja nie będzie dla Ciebie wyzwaniem.
Przy wizycie VIP najpierw musisz poznać daty i godziny lotów gościa. Następnie dopilnuj kilku tematów:
Zadbaj o transport z lotniska.
To taka usługa, że ktoś czeka z kartką w hali przylotów i prowadzi gościa do taksówki.
Wystarczy zwrócić się do korporacji, która obsługuje lotnisko i zamówić transfer. Jeśli Twoja firma podpisze umowę z korporacją, transfer może być nawet bezgotówkowy: firma zapłaci przelewem, aby gość nie musiał się tym kłopotać.
Zarezerwuj hotel.
Najprostsza sprawa – wystarczy krótki telefon do opiekuna z hotelu, a rezerwacja pokoju zajmie raptem kilka minut. Doskonałym rozwiązaniem jest podpisanie umowy przynajmniej z jednym hotelem w okolicy biura – wtedy stawki za noc są często sporo niższe. Warto też mieć konto na booking.com – przy częstych rezerwacjach szybko osiągniesz poziom Genius, który pozwoli na uzyskanie znacznych rabatów.
Lunch to ważny punkt programu.
Jeden szybki telefon do pobliskiej restauracji często rozwiązuje temat. Jeżeli nie ma wolnych miejsc, można zamówić catering z dowozem do firmy albo sushi – wszyscy powinni być zadowoleni.
Nie zapomnij o kolacji!
W książce adresowej mam nie tylko kilka pobliskich i polecanych restauracji (do których lubi chodzić Szef, bo wtedy wybór jest zdecydowanie łatwiejszy), ale także numer telefonu do menedżerki jednego lokalu. Ma ona tę wspaniałą cechę, że odpowiada na maile w ciągu paru minut, restauracja ma wydzieloną salę (co wcale nie jest takie częste!), jedzenie jest smaczne i ładnie podane. Same zalety!
Pamiętaj o odpowiedniej agendzie.
Przygotowanie odpowiedniej agendy jest niezwykle istotne. Godziny i miejsca spotkań, uczestnicy, numery lotów i rezerwacji. Wszystko jest pomocne. Kiedyś kierowca mi powiedział, że nasi goście wsiadają do auta i naprawdę wyjmują z teczki plan dnia i go dokładnie studiują. Warto się zatem do niego przyłożyć!
Jak zorganizować wizytę VIP-a? Podsumowanie.
A kto w Twojej firmie zajmuje się wizytami Bardzo Ważnych Gości? Jak sobie z nimi radzisz? Co Twoim zdaniem warto dopisać do tej listy?
Jeśli chcesz przeczytać jak sobie z organizacją pracy radzą Pomocna Pola i Arcykreatywna Aśka, zajrzyj do mojego bloga do sekcji Pogawędki Asystentki.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.