Jak pisać perfekcyjne e-maile? To pytanie zadaje sobie niemal każdy, kto tworzy wiadomości elektroniczne. Czyli każdy z nas. Ile razy zdarzyło nam się pomylić adresata? Wysłać wiadomość bez załącznika? Wysłać wiadomość zbyt wcześnie, zbyt późno? Chcieć odwołać wysłaną wiadomość?
W sekretariacie zarządu, gdzie często panuje atmosfera jak na poligonie, takie sytuacje też mają miejsce. A przecież nie powinny, jeśli chcesz być profesjonalną asystentką.
Jak zatem pisać e-maile, aby były perfekcyjne? Mam dla Ciebie kilka porad, o czym warto zawsze pamiętać.
Właściwy odbiorca
Jeśli chcesz pisać perfekcyjne maile, zawsze dokładnie sprawdzaj adres osoby, do której wysyłasz wiadomość. Dzięki temu unikniesz bólu głowy związanego z pomylonym adresatem. Zalecam taką ostrożność zwłaszcza, gdy wysyłasz e-maile ze skrzynki Szefa (lub Szefowej).
Osoby w kopii
Jesteś pewna, że dołączyłaś wszystkich adresatów, którzy powinni być poinformowani o sprawie? Uważaj jednak, żeby nie przesadzić w drugą stronę – taka nadgorliwość wcale nie jest mile widziana, a informowanie połowy firmy (z zarządem na czele) nie zawsze jest potrzebne.
Odpowiedni temat
W perfekcyjnym mailu już na pierwszy rzut oka powinno być jasne, czego on dotyczy. Temat w rodzaju: „Ważne” nie do końca spełni swoje zadanie.
Kontynuowanie korespondencji
Czasami warto załączyć całą korespondencję w danej sprawie. No chyba że zaczyna ona przypominać tasiemiec – wtedy z całą pewnością przestaje być perfekcyjna.
Udzielanie odpowiedzi w odpowiednim czasie
Dobra praktyka perfekcyjnej korespondencji to odpowiadanie na e-maile w ciągu 24h. Jeśli nie jesteś w stanie udzielić odpowiedzi w tym czasie, przynajmniej potwierdź otrzymanie wiadomości. Nadawca nie będzie mieć wtedy wrażenia, że jego mail trafił do SPAMu… Uwierz mi! Jako asystentka zarządu nie raz będziesz myśleć, że pracownicy mają specjalny folder, w którym lądują Twoje (nieprzeczytane) wiadomości, w tym te ponaglające prośby o przygotowanie materiałów.
Krótko i zwięźle
Jak pisać perfekcyjne e-maile? Krótko i zwięźle. W obecnych czasach nikt nie chce czytać tasiemców ani długich rozprawek. Warto przemyśleć też format wiadomości – zastanawiasz się czasem, czy Twoja wiadomość da się równie ławo przeczytać na smartfonie?
Zapomnij o emocjach
Odpowiadając na wiadomość zawsze zachowaj spokój! Jeśli emocje na to nie pozwalają – odczekaj chwilę. Przeczytaj maila ponownie i wyrzuć wszystkie emocjonalne sformułowania.
Sprawdź wiadomość przed wysłaniem
Literówka lub zapomniany załącznik nie będą dobrze odebrane (nawet jeśli zdarza się to niezwykle często). Lepiej sprawdzić wiadomość przed wysłaniem.
Zrezygnuj z opcji potwierdzenia przeczytania
Żądanie potwierdzenia przeczytania wiadomości stawia odbiorcę w dość niekomfortowej sytuacji.
Jak pisać perfekcyjne e-maile? Podsumowanie.
O czym Twoim zdaniem warto pamiętać, pisząc perfekcyjne wiadomości? Co byś dopisała do tej listy?
Jeśli chcesz przeczytać jak sobie z organizacją pracy radzą Pomocna Pola i Arcykreatywna Aśka, zajrzyj do mojego bloga do sekcji Pogawędki Asystentki.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.
Moje wskazówki okazały się dla Ciebie przydatne?
A może po prostu Ci się spodobały?
Możesz wesprzeć moją pracę i postawić mi
