Jak zarządzać kalendarzem Szefa? To niezbędna umiejętność każdej asystentki. To jednak coś więcej, niż tylko wrzucanie dat, godzin i miejsca do kalendarza.
Spotkania, spotkania i jeszcze więcej spotkań.
Wirtualnie, na żywo, w biurze czy na mieście? Jak prawidłowo zarządzać kalendarzem, aby ułatwić Szefowi życie?
Zarządzanie kalendarzem jest zadaniem kreatywnym. Jest to coś, czego nie zrobi za Ciebie komputer. To, że Szef (lub Szefowa) ma wolne w kalendarzu, nie znaczy, że nie ma nic do roboty. Trzeba pamiętać o obciążeniu pracą oraz o przygotowaniu się do tego i do innych spotkań – niektóre z nich mogą wymagać wielogodzinnych przygotowań wstępnych. Musisz wziąć pod uwagę czas dojazdu i całą logistykę z tym związaną: środek transportu, miejsce parkingowe… Jest mnóstwo spraw, które trzeba wziąć pod uwagę.
Jak zarządzać kalendarzem Szefa, czyli o co warto pytać?
Planując spotkania i wyjazdy służbowe warto zadać sobie następujące pytania:
- czy Szef był w ubiegłym tygodniu w podróży służbowej? Może woli w tym tygodniu zostać na miejscu?
- kiedy Szef planuje urlop?
- Ile spotkań trzeba zaplanować?
- Z kim odbywają się spotkania?
- Czy spotkania odbywają się zdalnie czy osobiście?
- Ile czasu potrzebne jest na przygotowanie się do spotkania?
- Ile czasu trzeba zaplanować między spotkaniami?
- Ile czasu potrzeba na dojazd i powrót?
Jak zarządzać kalendarzem Szefa, czyli czy spotkanie na pewno jest konieczne?
Przed wpisaniem spotkania do kalendarza zastanów się, czy jest ono naprawdę niezbędne. Czy Twój Szef (lub Szefowa) naprawdę musi w nim uczestniczyć? A może ktoś z zespołu mógłby go zastąpić? Porozmawiaj z osobą organizującą spotkanie, poznaj szczegóły spotkania, zanim zobowiążesz swojego Szefa do udziału w nim.
Jak zarządzać kalendarzem Szefa, czyli poznaj preferencje Szefa.
Poznanie preferencji szefa to niezwykle istotna sprawa! Porozmawiaj z przełożonym, czy chce mieć spotkania od samego rana w poniedziałek, czy wolno mu coś planować w piątek po godzinie 15:00, czy potrzebuje przerwy w ciągu dnia, albo czasu na pracę operacyjną.
Poza tym, każdy Szef ma swoje priorytety – jedni biegają od spotkania do spotkania bez chwili przerwy, inni potrzebują rano czasu na dojazd do biura, czasu dla siebie i okienka na lunch.
Poznaj preferencje Szefa, zobaczysz, że to się sprawdza!
Jak zarządzać kalendarzem Szefa – podsumowanie
Powyższa lista to tylko drobne wskazówki. Jak Ty sobie radzisz z kalendarzem Szefa?
Jeśli chcesz przeczytać jak sobie z organizacją pracy radzą Pomocna Pola i Arcykreatywna Aśka, zajrzyj do mojego bloga.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.
Moje wskazówki okazały się dla Ciebie przydatne?
A może po prostu Ci się spodobały?
Możesz wesprzeć moją pracę i postawić mi
