Jak wspierać kilku członków zarządu? Wiele asystentek zarządu musi stawić czoło temu zadaniu. Jeśli właśnie stało się to Twoim nowym obowiązkiem, możesz mieć obawy, czy poradzisz sobie z tym pozornie trudnym wyzwaniem. Poznaj strategie pracy z wieloma menedżerami.
Jedna asystentka i kilku Szefów – powszechność w dzisiejszym świecie
Wiele firm redukuje personel administracyjny, przez co asystentki i asystenci muszą przyjąć na siebie wspieranie kilku menedżerów.
Niezależnie od tego, czy jesteś nowicjuszką w zarządzaniu wieloma menedżerami, czy robisz to od lat, istnieje kilka kluczowych strategii, które pomogą ci podołać temu zadaniu.
Po pierwsze: nie martw się. Twoje umiejętności zawodowe pozwolą opanować to monumentalne zadanie z wdziękiem, wiedzą i taktem.
Najskuteczniejsze strategie pracy z wieloma członkami zarządu
- Jeśli musisz wspierać kilku członków zarządu, zaproponuj Szefom jednolite procedury i zasady współpracy, żebyś nie musiała przestrzegać wykluczających się zaleceń. To może być niezwykle trudne zadanie, gdyż każdy z nich na pewno ma swój własny styl pracy. To zrozumiałe, ale nauczenie się i przestrzeganie jednocześnie kilku zestawów zasad współpracy i procedur może być mało realne.
- Ustal zakres Twoich obowiązków i naucz się mówić NIE, zwłaszcza w przypadku spraw prywatnych, jak kupno prezentu na rocznicę ślubu czy umówienie dziecka do dentysty… Tak, tak, moi drodzy, takie zadania też się zdarzają…
- Traktuj wszystkich sprawiedliwie, jednakowo i z należytym szacunkiem, niezależnie od tego, z kim bardziej lubisz pracować.
- Zrozum indywidualny styl pracy każdego z nich. Zachęcaj do stosowania jednolitych procedur, ale zwróć też uwagę na styl pracy, który najlepiej pasuje do każdego z nich – wspominałam o tym w kontekście zarządzania kalendarzem. Dokładne poznanie każdego z członków zarządu pozwoli Ci skuteczniej się z nimi komunikować i poprawić jakość projektów, którymi się wspólnie zajmujecie.
Udostępnij wszystkim swoją listę zadań. Stale ją aktualizujesz, więc gdy będą mieli w nią wgląd, zrozumieją, dlaczego niektórych zadań nie dasz rady wykonać w ciągu jednego dnia.
Należy tylko mieć nadzieję, że będą tam zaglądać.
Dbaj o regularną komunikację. Informuj zwłaszcza o wszelkich opóźnieniach w realizacji projektów lub zadań.
Z wyjątkiem projektów, w których czas ma kluczowe znaczenie, najpierw wykonuj zadania dla menedżera wyższego szczebla. Jeśli będą na tym samym poziomie, jako pierwsze wykonuj zadania o wcześniejszym terminie realizacji.
Planuj z wyprzedzeniem. Wiedza o tym, jakie zadania na Ciebie czekają, oraz świadomość, jaki priorytet nadać projektom, pozwoli Ci opracować solidny plan działania.
Jak wspierać kilku członków zarządu? Podsumowanie.
Czy zdarzyło Ci się pracować z kilkoma członkami zarządu? Jak sobie poradziłaś z tym zadaniem? Co Twoim zdaniem warto dopisać do tej listy?
Jeśli chcesz przeczytać jak sobie z organizacją pracy radzą Pomocna Pola i Arcykreatywna Aśka, zajrzyj do mojego bloga do sekcji Pogawędki Asystentki.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.