Jak pisać perfekcyjne pisma firmowe? Wbrew pozorom – każdy potrafi stworzyć pismo. Ale czy każde pismo wygląda profesjonalnie? A przecież korespondencja odgrywa ogromną rolę w życiu firmy, a jej wygląd świadczy o profesjonalizmie.
Na co zwracać uwagę?
Znasz to: dwa rodzaje fontów w różnych rozmiarach? Pismo nie wyjustowane? Brak akapitów? Brak daty? A czyż dbanie o jakość
korespondencji nie jest jednym z zadań asystenckich?
O co zatem warto zadbać, aby napisać perfekcyjne pismo firmowe?
- pisma przygotuj na papierze firmowym,
- zawsze pamiętaj o adresacie, dacie i miejscu,
- zadbaj o poprawny format daty: nie 13 grudzień, a 13 grudnia,
- jeśli pismo powstaje na papierze firmowym zawierającym w stopce lub nagłówku dane teleadresowe – nie powtarzaj już danych nadawcy,
- zawrzyj wszystkie niezbędne informacje związane z tematem głównym pisma,
- zwróć szczególną uwagę na poprawność językową i stylistyczną, sprawdzaj ortografię, interpunkcję i gramatykę,
- jeśli masz czcionkę korporacyjną – korzystaj z niej!
- pilnuj, aby tekst był w jednym rozmiarze – zaleca się 12pt, ale ja np. zdecydowanie wolę 11pt – wydaje mi się, że tekst jest wtedy bardziej przejrzysty,
- pamiętaj o jednakowej interlinii – albo 1,5 albo 1,15, tak aby każdy akapit wyglądał tak samo. Interlinia odpowiada za przejrzystość pisma, to dzięki niej do treści dostaje się “światło”, interlinia świadczy również o profesjonalnym podejściu piszącego.
A co z odstępami przed i po akapicie?
Dzięki akapitom adresat wie, gdzie w tekście znajdują się odrębne zagadnienia, a także rozpoznaje, gdzie zaczyna się i kończy dana myśl. A wytrawne oko od razu wychwyci różne odległości między akapitami.
Ponadto:
- tekst wyjustuj i pamiętaj o sierotkach (i, w, o, z… na końcu wiersza),
- stosuj jednolite marginesy – nie za wąskie i nie za szerokie. Najlepiej wyglądają marginesy 2-2,5 cm z każdej strony.
A co z pieczątkami?
Na papierze firmowym nie stawiam pieczątek, wpisuję imię, nazwisko i stanowisko osoby podpisującej. Chyba że pismo idzie do urzędu – oni tam bardzo lubią pieczątki…
Jak pisać perfekcyjne pisma firmowe? Podsumowanie.
Dbałość o jakość korespondencji to ważne zadanie w Sekretariacie Zarządu. Takie pismo będzie wyglądać inaczej w urzędzie, a inaczej w korporacji. Zawsze jednak powinno mieć profesjonalny wygląd, bo to na estetykę pisma nadawca zwróci uwagę jako pierwsze.
I jeszcze jedna uwaga. Gdy wysyłasz pismo pocztą, włóż je do koszulki usztywniającej – nic nie psuje efektu bardziej, niż korespondencja wymiętoszona przez pocztę…
Co Twoim zdaniem warto dopisać do tej listy?
Jeśli chcesz przeczytać jak sobie z organizacją pracy radzą Pomocna Pola i Arcykreatywna Aśka, zajrzyj do mojego bloga do sekcji Pogawędki Asystentki.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.
Moje wskazówki okazały się dla Ciebie przydatne?
A może po prostu Ci się spodobały?
Możesz wesprzeć moją pracę i postawić mi
