Wskazówki dla asystentek? Każda asystentka wie, że jej praca to nie jest bułka z masłem. Często musi gasić pożary, żonglować tysiącem zadań jednocześnie, na dodatek bywa, że asystuje kilku menedżerom.
Czy istnieją jakieś sztuczki na ułatwienie sobie życia? Podzielę się z Tobą niektórymi z moich rozwiązań.
1. Na każdy dzień rób listę zadań.
Staraj się ją zawęzić do 5 najważniejszych spraw, które musisz ogarnąć. Lista pozwoli na uporządkowanie myśli – a nadanie zadaniom odpowiedniego priorytetu od razu wskaże, które z nich należy wykonać niezwłocznie, a które mogą poczekać do końca dnia.
Taką listę możesz robić w Wordzie, notatniku, w zeszycie… – jak Ci wygodniej.
2. Skupiaj się na 1 zadaniu w jednym czasie.
Gdy wykonujesz kilka zadań jednocześnie, Twój mózg musi „zmienić bieg”: najpierw „wyłączyć się” z jednego zadania, a następnie „przełączyć się” na zasady obowiązujące w nowym zadaniu. A że zajmuje mu to trochę czasu – prowadzi do Twojej nieefektywności.
3. Rób notatki i podsumowanie spotkań.
Zdarzyło Ci się omawiać z Szefem lub Szefową szczegóły konkretnego projektu lub spotkania, a następnie obydwoje zapominaliście o tym, co zostało omówione i uzgodnione? Nie? Mnie też nie, bo zawsze robię notatki. Kierując się myślą: mam pamięć dobrą, ale krótką, notuję wszystko, co zostanie ustalone.
4. Używaj menedżera haseł i przechowuj je bezpiecznie.
Zapamiętywanie haseł to zmora dzisiejszych czasów. Notować ich nie doradzam, o przyklejaniu karteczki na monitorze nawet nie wspominam. Ostatnio mąż podsunął mi aplikację w smartfonie do zapisywania haseł. Co jednak, gdy zgubiłabym smartfon? Tfu, tfu! Obym tylko nie wypowiedziała w złą godzinę!
5. Mów czasami NIE.
Czujesz presję, aby zawsze się zgadzać, gdy ktoś poprosi Cię o pomoc? Aby być bardziej lubianą, pokazać, że możesz sprostać dodatkowym zadaniom, czy po prostu dlatego, że nie potrafisz powiedzieć “nie”? Naucz się! Można też powiedzieć „Tak, ale nie teraz”.
6. Naucz się obsługiwać systemy w firmie, abyś mogła szkolić innych pracowników.
Jeden z moich szefów uważał, że to niezwykle istotne, abym dogłębnie poznała systemy obowiązujące w firmie. Szkolenie nowych pracowników i tak spadło na mnie – a dzięki temu nie jest to dla mnie żadnym wyzwaniem.
7. W weekendy skupiaj się na sobie.
Poświęć czas na ważne rzeczy w swoim życiu: czy to będzie gotowanie i sprzątanie, spacer, wycieczka czy czytanie książek, to ma być Twój czas. Dzięki temu rozpoczniesz nowy tydzień wypoczęta i z poczuciem spełnienia.
Wskazówki dla asystentek: Podsumowanie
Powyższa lista to tylko drobne wskazówki. Jak myślisz, które z tych punktów przydają się w pracy asystentki? Może dopiszesz swoje własne?
Jeśli chcesz przeczytać jak sobie z organizacją pracy radzą Pomocna Pola i Arcykreatywna Aśka, zajrzyj do sekcji Pogawędki Asystenki.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.
Moje wskazówki okazały się dla Ciebie przydatne?
A może po prostu Ci się spodobały?
Możesz wesprzeć moją pracę i postawić mi
