Zarządzanie kalendarzem jest ważne, bo ma ogromne znaczenie dla efektywności, produktywności i poziomu satysfakcji pracowników.

Zalety prawidłowego zarządzania kalendarzem

Pisałam już o tym, na co zwracać uwagę przy „calenderingu”. Ale dlaczego zarządzanie kalendarzem jest w ogóle ważne?

Bo ma ogromne znaczenie dla efektywności, produktywności i poziomu satysfakcji pracowników.

Jakie są główne zalety prawidłowego zarządzania kalendarzem?

  • Optymalizacja czasu – sprawne zarządzanie kalendarzem pozwala na optymalne wykorzystanie czasu, unikanie konfliktów i ograniczanie czasu marnowanego na poszukiwanie wolnych terminów.
  •  Planowanie i ustalanie priorytetów – dzięki poprawnie zorganizowanemu kalendarzowi Szef będzie mógł się skupić na najważniejszych zadaniach. Wczoraj pisałam o tym, jak ważne jest przy tym poznanie preferencji Szefa.
  • Redukcja stresu – prawidłowe zarządzanie kalendarzem przeciwdziała przeładowaniu pracą oraz napięciu w związku z zapomnianymi terminami.
  • Efektywna komunikacja – współpraca z innymi asystentkami umożliwia śledzenie terminów i szybkie planowanie spotkań bez konieczności angażowania Szefa.
  • Planowanie długoterminowe – to niezbędny element zarządzania kalendarzem. Warto mieć pomocniczy kalendarz w Excelu, gdzie wszystko jest pięknie rozpisane: kto, z kim, kiedy i jak często ma spotkania.
Jak zarządzać kalendarzem Szefa, czyli o co warto pytać?

 

Planując spotkania i wyjazdy służbowe warto zadać sobie następujące pytania:

  • czy Szef był w ubiegłym tygodniu w podróży służbowej? Może woli w tym tygodniu zostać na miejscu?
  • kiedy Szef planuje urlop?
  • Ile spotkań trzeba zaplanować?
  • Z kim odbywają się spotkania?
  • Czy spotkania odbywają się zdalnie czy osobiście?
  • Ile czasu potrzebne jest na przygotowanie się do spotkania?
  • Ile czasu trzeba zaplanować między spotkaniami?
  • Ile czasu potrzeba na dojazd i powrót?
Zarządzanie kalendarzem Szefa to podstawa sukcesu

Wnioski są jasne: efektywne zarządzanie kalendarzem to podstawa sukcesu. A gdy już wszystko sobie elegancko rozplanujesz na kilka tygodni do przodu, usiądź wygodnie, napij się herbaty i … czekaj na maile/wiadomości/telefony z rodzaju „a możemy przenieść…”, „a znajdziesz mi wolny czas na 3-godzinne spotkanie dla dużej grupy osób…”. 

Konsekwencje błędnego zarządzania kalendarzem Szefa.

Zastanawialiście się kiedyś, jakie są konsekwencje braku odpowiedniego zarządzania spotkaniami?

A może doświadczyliście tego na własnej skórze?

Zatem konkretnie, przykłady:

  • Opóźnienia

Brak odpowiedniego harmonogramu i sprawnie prowadzonego kalendarza może prowadzić do opóźnień w realizacji zadań, spotkań czy projektów. To z kolei może wpływać na wydajność firmy i obniżać jej konkurencyjność na rynku.

  • Konflikty w kalendarzu

O, jak ja to lubię. Wszystko sobie elegancko poukładałam, a tu nagle wpada NIEZWYKLE WAŻNY TERMIN i to jako cykliczny, kolidując ze wszystkim dookoła.  Asystentka zarządu musi być czujna i stale monitorować tego typu sytuacje, aby im w porę zapobiegać (przenosić co się da…)

  • Niskie zaangażowanie pracowników

Pracownicy, jak małe dzieci, powinni mieć ramy i jasne wytyczne dotyczące terminów i zadań. Bez tego często czują się zagubieni i niepewni, co ich demotywuje i obniża ich zaangażowanie w pracę.

  •  Nadmierny stres

Pracownicy spóźniają się na spotkania? Są nieuważni? A może powodem jest fakt, że mają tych spotkań kilkanaście w ciągu dnia bez najmniejszej przerwy między nimi? To może podnosić poziom stresu, odbijając się negatywnie na ich zdrowiu i ogólnym stanie psychicznym.

  • Brak elastyczności

Bez odpowiedniego planowania ciężko się dostosować do niespodziewanych wydarzeń, co może prowadzić do utraty szans biznesowych.

  • Negatywny wizerunek firmy

Niedotrzymywanie terminów czy też regularne odwoływanie spotkań wpływa na negatywne postrzeganie pracowników, a tym samym firmy, przez klientów i partnerów biznesowych.

Dlaczego zarządzanie kalendarzem jest ważne – podsumowanie

Powyższa lista to tylko drobne wskazówki. W jaki sposób Ty zamieniasz się w strażniczkę czasu swojego Szefa?

Jeśli chcesz przeczytać jak sobie z organizacją pracy radzą Pomocna Pola i Arcykreatywna Aśka, zajrzyj do mojego bloga. 

Autorka: Joanna Tkacz
Autorka: Joanna Tkacz

Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.

Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.

Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.

Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.

Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.

Autorka: Joanna Tkacz
Autorka: Joanna Tkacz

Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.

Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.

Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.

Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.

Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.

Moje wskazówki okazały się dla Ciebie przydatne?
A może po prostu Ci się spodobały?
Możesz wesprzeć moją pracę i postawić mi

Powiązane wpisy