Zarządzanie kalendarzem jest ważne, bo ma ogromne znaczenie dla efektywności, produktywności i poziomu satysfakcji pracowników.
Zalety prawidłowego zarządzania kalendarzem
Pisałam już o tym, na co zwracać uwagę przy „calenderingu”. Ale dlaczego zarządzanie kalendarzem jest w ogóle ważne?
Bo ma ogromne znaczenie dla efektywności, produktywności i poziomu satysfakcji pracowników.
Jakie są główne zalety prawidłowego zarządzania kalendarzem?
- Optymalizacja czasu – sprawne zarządzanie kalendarzem pozwala na optymalne wykorzystanie czasu, unikanie konfliktów i ograniczanie czasu marnowanego na poszukiwanie wolnych terminów.
- Planowanie i ustalanie priorytetów – dzięki poprawnie zorganizowanemu kalendarzowi Szef będzie mógł się skupić na najważniejszych zadaniach. Wczoraj pisałam o tym, jak ważne jest przy tym poznanie preferencji Szefa.
- Redukcja stresu – prawidłowe zarządzanie kalendarzem przeciwdziała przeładowaniu pracą oraz napięciu w związku z zapomnianymi terminami.
- Efektywna komunikacja – współpraca z innymi asystentkami umożliwia śledzenie terminów i szybkie planowanie spotkań bez konieczności angażowania Szefa.
- Planowanie długoterminowe – to niezbędny element zarządzania kalendarzem. Warto mieć pomocniczy kalendarz w Excelu, gdzie wszystko jest pięknie rozpisane: kto, z kim, kiedy i jak często ma spotkania.
Jak zarządzać kalendarzem Szefa, czyli o co warto pytać?
Planując spotkania i wyjazdy służbowe warto zadać sobie następujące pytania:
- czy Szef był w ubiegłym tygodniu w podróży służbowej? Może woli w tym tygodniu zostać na miejscu?
- kiedy Szef planuje urlop?
- Ile spotkań trzeba zaplanować?
- Z kim odbywają się spotkania?
- Czy spotkania odbywają się zdalnie czy osobiście?
- Ile czasu potrzebne jest na przygotowanie się do spotkania?
- Ile czasu trzeba zaplanować między spotkaniami?
- Ile czasu potrzeba na dojazd i powrót?
Zarządzanie kalendarzem Szefa to podstawa sukcesu
Wnioski są jasne: efektywne zarządzanie kalendarzem to podstawa sukcesu. A gdy już wszystko sobie elegancko rozplanujesz na kilka tygodni do przodu, usiądź wygodnie, napij się herbaty i … czekaj na maile/wiadomości/telefony z rodzaju „a możemy przenieść…”, „a znajdziesz mi wolny czas na 3-godzinne spotkanie dla dużej grupy osób…”.
Konsekwencje błędnego zarządzania kalendarzem Szefa.
Zastanawialiście się kiedyś, jakie są konsekwencje braku odpowiedniego zarządzania spotkaniami?
A może doświadczyliście tego na własnej skórze?
Zatem konkretnie, przykłady:
- Opóźnienia
Brak odpowiedniego harmonogramu i sprawnie prowadzonego kalendarza może prowadzić do opóźnień w realizacji zadań, spotkań czy projektów. To z kolei może wpływać na wydajność firmy i obniżać jej konkurencyjność na rynku.
- Konflikty w kalendarzu
O, jak ja to lubię. Wszystko sobie elegancko poukładałam, a tu nagle wpada NIEZWYKLE WAŻNY TERMIN i to jako cykliczny, kolidując ze wszystkim dookoła. Asystentka zarządu musi być czujna i stale monitorować tego typu sytuacje, aby im w porę zapobiegać (przenosić co się da…)
- Niskie zaangażowanie pracowników
Pracownicy, jak małe dzieci, powinni mieć ramy i jasne wytyczne dotyczące terminów i zadań. Bez tego często czują się zagubieni i niepewni, co ich demotywuje i obniża ich zaangażowanie w pracę.
- Nadmierny stres
Pracownicy spóźniają się na spotkania? Są nieuważni? A może powodem jest fakt, że mają tych spotkań kilkanaście w ciągu dnia bez najmniejszej przerwy między nimi? To może podnosić poziom stresu, odbijając się negatywnie na ich zdrowiu i ogólnym stanie psychicznym.
- Brak elastyczności
Bez odpowiedniego planowania ciężko się dostosować do niespodziewanych wydarzeń, co może prowadzić do utraty szans biznesowych.
- Negatywny wizerunek firmy
Niedotrzymywanie terminów czy też regularne odwoływanie spotkań wpływa na negatywne postrzeganie pracowników, a tym samym firmy, przez klientów i partnerów biznesowych.
Dlaczego zarządzanie kalendarzem jest ważne – podsumowanie
Powyższa lista to tylko drobne wskazówki. W jaki sposób Ty zamieniasz się w strażniczkę czasu swojego Szefa?
Jeśli chcesz przeczytać jak sobie z organizacją pracy radzą Pomocna Pola i Arcykreatywna Aśka, zajrzyj do mojego bloga.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.