Jak pisać perfekcyjne maile? Pogawędki Asystentki: Pomocna Pola i Arcykreatywna Aśka zapraszają na odcinek 5.
Muszę odwołać wiadomość!
– O nie! Co ja zrobiłam! – wykrzyknęła w rozpaczy Pomocna Pola. – Muszę odwołać tę wiadomość!
– Odwołać? Ale po co? Co się stało? – dopytywała Arcykreatywna Aśka.
– Wysłałam maila w imieniu Irytującej Irenki… I pomyliłam adresata… Spieszyłam się nasze Pogawędki Asystentki i jak zwykle nie wyszło…. Chyba nigdy się nie nauczę, jak pisać perfekcyjne maile!
– Spokojnie, zaraz coś poradzimy. Co prawda maile piszemy nieustająco, ale jak daleko im do perfekcji?
Zastanówmy się, o czym warto pamiętać, aby pisać perfekcyjne e-maile?
Właściwy odbiorca:
Zawsze dokładnie sprawdzaj adres osoby, do której wysyłasz wiadomość.
Temat:
Już na pierwszy rzut oka powinno być jasne, czego dotyczy Twój przekaz. Temat w rodzaju: „Ważne” nie do końca spełni swoje zadanie.
Kontynuowanie korespondencji:
Czasami warto załączyć całą korespondencję w danej sprawie. No chyba że zaczyna przypominać tasiemiec…
Udzielanie odpowiedzi w odpowiednim czasie:
Dobra praktyka to odpowiadanie na e-maile w ciągu 24h. Jeśli nie jesteś w stanie udzielić odpowiedzi w tym czasie, przynajmniej potwierdź otrzymanie wiadomości. Nadawca nie będzie mieć wtedy wrażenia, że jego mail trafił do SPAMu…
Krótko i zwięźle:
Jeśli to możliwe – pisz krótko i zwięźle. Zastanawiasz się czasem, czy Twoja wiadomość da się równie ławo przeczytać na smartfonie?
Zapomnij o emocjach:
Odpowiadając na wiadomość zawsze zachowaj spokój! Jeśli emocje na to nie pozwalają – odczekaj chwilę. Przeczytaj maila ponownie i wyrzuć wszystkie emocjonalne sformułowania.
Sprawdź wiadomość przed wysłaniem:
Literówka lub zapomniany załącznik nie będą dobrze odebrane (nawet jeśli zdarza się to niezwykle często). Lepiej sprawdzić wiadomość przed wysłaniem.
Zrezygnuj z opcji potwierdzenia przeczytania:
Żądanie potwierdzenia przeczytania wiadomości stawia odbiorcę w dość niekomfortowej sytuacji.
Jak pisać perfekcyjne maile – podsumowanie
– Wszystko sobie zanotowałam. Już wiem, jak pisać perfekcyjne e-maile. Teraz będę ćwiczyć, na Tobie! – roześmiała się Pola.
CTA
Jakie Ty masz sposoby na pisanie perfekcyjnych e-maili?
Jeśli interesują Cię Pogawędki Asystentki, czyli przygody Pomocnej Poli i Arcykreatywnej Aśki, zapisz się na Newsletter i zajrzyj do mojego bloga.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.
Kreatywna Asystentka. Pani od Worda. Wyborna Czytelniczka.
Asystuję prezesom zarządów, z pasją wykonując zadania administracyjne i operacyjne.
Podsuwam ciekawe rozwiązania w pracy asystentek i sekretarek.
Rozwiązuję problemy z Wordem, opowiadając historie o Pani od Worda.
Wyszukuję inspirujące książki i dzielę się wrażeniami, jakie we mnie pozostawiły.
Moje wskazówki okazały się dla Ciebie przydatne?
A może po prostu Ci się spodobały?
Możesz wesprzeć moją pracę i postawić mi
